Triển khai hội nghị truyền hình trong giai đoạn hiện nay

Trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp hiện nay, nền kinh tế cần phải có những chuyển biến để phù hợp với hoàn cảnh thực tại. Để phục vụ cho nhu cầu trao đổi công việc của các tổ chức, doanh nghiệp trong giai đoạn hạn chế tiếp xúc trực tiếp thì việc triển khai hội nghị truyền hình là một bước tiến quan trọng.

Vấn đề triển khai hội nghị truyền hình trong giai đoạn hiện nay

Dịch vụ triển khai hội nghị truyền hình hay còn gọi là hội nghị trực tuyến là hình thức truyền tải âm thanh, hình ảnh ở nhiều vị trí khác nhau vào cùng một thời gian nhất định. Nhằm phục vụ cho việc triển khai cuộc họp, lớp học trực tuyến, trao đổi online…

Ưu điểm

Giải pháp hội nghị truyền hình đem lại cho người sử dụng nhiều tính năng chưa bao giờ tiện lợi hơn trong công việc chẳng hạn như:

  • Giúp cho việc trao đổi thông tin, các hội nghị, cuộc họp được diễn ra một cách chân thực như làm việc trực tiếp face to face.
  • Kết nối nhiều chi nhánh cũng như nhiều thành viên ở nhiều địa điểm cùng tham gia trong một cuộc họp.
  • Các thông tin trao đổi trong cuộc họp đảm bảo xuyên suốt, liên tục, khả năng bảo mật tối ưu và có thể lưu lại nội dung mỗi buổi họp.
  • Công việc được giải quyết ngay lập tức ở bất kỳ đâu và bất kể thời gian nào, nâng cao sự tương tác giữa các thành viên trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp, đảm bảo hiệu suất công việc được nâng cao.
  • Tránh lãng phí thời gian, giảm thiểu chi phí đi lại, gặp gỡ, đón tiếp như khi làm việc trực tiếp.

triển khai hội nghị truyền hình

Hạn chế

Bên cạnh những điểm mạnh nêu trên thì còn một vài hạn chế khi triển khai hội nghị truyền hình chẳng hạn như:

  • Tốc độ đường truyền: tốc độ đường truyền không tốt sẽ làm gián đoạn nội dung truyển tải trong cuộc họp, ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả hội nghị trực tuyến.
  • Chi phí ban đầu: doanh nghiệp cần tốn một khoản chi phí lắp đặt hệ thống hội nghị trực tuyến ban đầu. Tuy nhiên hệ thống có thể sử dụng thời gian dài sau đó, so với chi phí hội họp trực tiếp nhiều năm cộng dồn thì giải pháp trực tuyến sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều.

Điều kiện để triển khai hội nghị truyền hình

Để triển khai hội nghị truyền hình cần có các thiết bị công nghệ điện tử cơ bản sau:

  • Các thiết bị đầu vào: gồm các thiết bị thu hình thu tiếng như camera, webcam…
  • Các thiết bị đầu ra: máy chiếu, màn hình, tivi…
  • Thiết bị âm thanh thu vào: speaker phone hoặc micro
  • Thiết bị âm thanh phát ra: loa kết nối bluetooth hoặc loa kết nối trực tiếp…và các thiết bị kết nối phụ trợ khác.

triển khai hội nghị truyền hình

>>>Xem thêm: So sánh các giải pháp hội nghị truyền hình bằng phần mềm dành cho doanh nghiệp trên thị trường

Các bước triển khai hội nghị truyền hình

Một quy trình khi triển khai hội nghị truyền hình bao gồm các bước sau:

Chuẩn bị hội nghị

Trước khi bắt đầu tổ chức cuộc họp hay hội nghị trực tuyến, cần lưu ý chuẩn bị các trang thiết bị đầu vào, đầu ra cũng như hệ thống đường truyền đảm bảo cho cuộc họp được xuyên suốt.

  • Kiểm tra khảo sát phòng họp, các thiết bị âm thanh, hình ảnh, ánh sáng đảm bảo ổn định và hoạt động tốt.
  • Lựa chọn phần mềm trực tuyến của các đơn vị uy tín, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Đăng ký, cài đặt phần mềm Meeting.
  • Kiểm tra, chạy thử phần mềm.
  • Thiết lập các thông số để phần mềm được vận hành một cách tối ưu nhất.

triển khai hội nghị truyền hình

Quá trình diễn ra hội nghị

Doanh nghiệp tiến hành hội nghị sau khi đã hoàn thành các bước cài đặt và chuẩn bị ở trên. Thông qua tài khoản và mật khẩu đã được thiết lập trước đó, các thành viên nhận được thông tin có thể tham dự cuộc họp một cách dễ dàng.

Kết thúc hội nghị

Sau khi kết thúc cuộc họp, người sử dụng sẽ tắt các thiết bị lần lượt theo trình tự như lúc cài đặt ban đầu.

Có thể nói giải pháp hội nghị truyền hình đem lại rất nhiều tiện ích cho các tổ chức, doanh nghiệp. Nó mang lại giá trị to lớn trong bối cảnh nền kinh tế mở rộng toàn cầu, một giải pháp kết nối bảo mật và tốc độ giải quyết công việc nhanh chóng.

Nếu các bạn có thêm thắc mắc về triển khai hội nghị truyền hình, hãy liên hệ với VNPT để nhận được giải đáp một cách đầy đủ và chu đáo nhất.

thông tin liên hệ

Địa chỉ: 121 Pasteur, Phường 6, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0823.133.133

Email: dangky.vnpttphcm@gmail.com

Thứ 2 - Thứ 7: 8h00 - 20h30 Chủ nhật: Nghỉ


    Bài viết liên quan
    0823133133