Tại sao gửi hoá đơn điện tử qua email là giải pháp tiết kiệm thời gian?

Hoá đơn điện tử là một công cụ 4.0 dần được ứng dụng rộng rãi thay hoá đơn giấy. Vì thế doanh nghiệp cần chuyển mình thành thạo các thao tác gửi hoá đơn điện tử qua email để tiết kiệm thời gian và đem lại hiệu quả kinh doanh.

Sự ra đời của hoá đơn điện tử là bước tiến vượt bậc trong việc xử lý công nợ của doanh nghiệp. Ngày nay, cách gửi hóa đơn điện tử qua zalo, gửi hóa đơn điện tử qua email đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90% thời gian và chi phí so với việc viết tay, đóng gói và chuyển phát của hoá đơn giấy. Sử chủ động ứng dụng phương thức giao dịch điện tử này không chỉ đem lại lợi ích kinh tế mà còn giúp doanh nghiệp không bị động khi giải quyết những vấn đề trở ngại trong việc áp dụng dịch vụ hoá đơn điện tử.

gửi hoá đơn điện tử qua email

Tại sao nên ứng dụng gửi hoá đơn điện tử qua email

Giải quyết vấn đề về chi phí chuyển phát, và tiết kiệm được thời gian chuyển đơn so với khi thông qua một đơn vị vận chuyển từ 3-5 ngày (chưa tính những ngày lễ hay những lúc bên vận đơn quá tải thì thời gian có thể kéo dài hơn).

Giải quyết những bất cập trong việc thông qua một đơn vị chuyển phát nhanh, hạn chế nhiều rủi ro tiềm ẩn như mất hoặc thất lạc hoá đơn, tránh trường hợp doanh nghiệp bị phạt hay gặp rắc rối về mặt pháp lý.

Hỗ trợ công việc kế toán thuận tiện, dễ dàng hơn cũng như không làm trì trệ các hoạt động chung hay ảnh hưởng tài chính của công ty khi công nợ khách hàng được chuyển đi nhanh chóng.

gửi hoá đơn điện tử qua email là gì

Các cách gửi hóa đơn điện tử phổ biến

Gửi hoá đơn điện tử qua Email : Sử dụng phần mềm hóa đơn diện tử E-Invoice, để quản lý trạng thái hóa đơn : hóa đơn đã lập, hóa đơn chưa lập, hóa đơn xác thực, hoá đơn đã gửi hoặc chưa gửi thành công đến khách hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái Email ngay trên những hoá đơn đã gửi với từng trạng thái đơn hàng như:

• Đã gửi email

• Đã gửi email (Khách hàng chưa xác nhận)

• Đã gửi email (Khách hàng đã xác nhận)

Việc sử dụng mail gửi hoá đơn điện tử còn có thể thay đổi và xử lý trạng thái gửi hóa đơn. Hoặc với các trường hợp danh sách hóa đơn gửi lỗi và muốn sửa lại địa chỉ Email nhận hoá đơn, doanh nghiệp cũng có thể thao tác lại bằng cách nhập hay chọn lại trạng thái thực tế hợp lý của hoá đơn và ấn nút “ghi” để lưu lại.

Tìm hiểu gửi hoá đơn điện tử qua email

Cách gửi hoá đơn điện tử qua zalo : Đây là một trong những phương thức gửi hoá đơn điện tử trực tiếp đến hệ thống người nhận mà hai bên thoả thuận sau khi hoá đơn được lập tại hệ thống phần mềm của tổ chức khởi tạo HĐĐT (người bán dịch vụ) và được ký điện tử.

Trường hợp người nhận hoá đơn ( bên mua hàng hóa, dịch vụ) là đơn vị kế toán thì ký điện tử trên hoá đơn điện tử nhận được và truyền lại hoá đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của cả hai bên cho người gửi (người bán dịch vụ) vẫn theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận.

Bài viết liên quan
0823133133