Làm thế nào để nhận biết mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Trong thời đại hội nhập kinh tế, các doanh nghiệp đang hòa mình vào dòng chảy số. Song song đó, việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cũng là một phần quan trọng trọng cần thực hiện. Việc làm thế nào để nhận biết mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay đang là mối băn khoăn chung của các tổ chức kinh doanh.

Như thế nào là một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử là hình thức tổng hợp các dữ liệu về việc buôn bán hàng, cung ứng dịch vụ được thiết lập và lưu trữ cũng như quản lý bằng phương tiện điện tử một cách hợp pháp trong hệ thống của tổ chức hoặc doanh nghiệp.

 Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ trước nhất phải đảm bảo được đầy đủ nội dung, hình thức, việc tạo lập hóa đơn phải theo quy định  tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC cuả Bộ Tài Chính đề ra như sau:

  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
  • Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Và đây cũng là điều kiện cần thiết để đánh giá một mẫu hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không.

>>>Xem thêm: Hóa đơn điện tử – Hướng dẫn sử dụng đơn giản, hiệu quả.

Các nội dung cần lưu ý để đánh giá hóa đơn điện tử hợp lệ

Một hóa đơn điện tử hợp lệ bao gồm những tiêu chí về thông tin cũng như nội dung sau:

Các tiêu chí về thông tin trên hóa đơn

  • Thông tin hóa đơn bao gồm: tên loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn
  • Thông tin về người bán trên hóa đơn gồm: tên công ty, địa chỉ công ty, mã số thuế
  • Thông tin về người mua trên hóa đơn gồm: tên công ty, địa chỉ công ty, mã số thuế

Các tiêu chí về nội dung dịch vụ- hàng hóa trên hóa đơn

Cũng như hóa đơn thông thương, với mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ phần nội dung phải đảm bảo thể hiện đầy đủ các yếu tố sau:

  • STT (1), Tên hàng hoá dịch vụ (2), Đơn vị tính (3), Số lượng (4), Đơn giá (5), Thành tiền (6=4×5)
  • Cộng tiền hàng, phần trăm thuế suất, tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán.
  • Số tiền hàng viết bằng chữ
  • Người mua hàng, người bán hàng
  • Ký và đóng dấu của người mua hàng, người bán hàng.

 Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Một số lưu ý đặc biệt của mẫu hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử còn cần thêm những yếu tố khắt khe hơn so với hóa đơn giấy để đảm bảo tính hợp lệ theo quy định:

  • Có bản thể hiện hóa đơn điện tử (QR code)
  • Đối với hóa đơn điện tử, sẽ không có liên như hóa đơn giấy
  • Chữ ký điện tử của người bán không thể thiếu trong hóa đơn điện tử.
  • Định dạng XML là phần hóa đơn điện tử phải có để đảm bảo tính chất pháp lý khi toàn vẹn và không bị sửa đổi, đồng thời phải thể hiện kèm theo bản định dạng PDF.

 Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Như vậy một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng tương tự như mẫu hóa đơn giấy nhưng có thêm một số yếu tố bắt buộc theo quy định của pháp luật.

Nếu doanh nghiệp bạn đang băn khoăn về phần mềm hóa đơn điện tử thì VNPT là địa chỉ bạn có thể tham khảo.

Tập đoàn VNPT chuyên cung cấp cho các doanh nghiệp và các tổ chức về lĩnh vực dịch vụ điện tử , về việc phát hành cũng như xử lý các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử. Để biết thêm nhiều thông tin hơn về các dịch vụ hóa đơn điện tử, cách thức tạo lập cũng như xử lý, lưu trữ thông tin về hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp kịp thời.

thông tin liên hệ

Địa chỉ: 121 Pasteur, Phường 6, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0823.133.133

Email: dangky.vnpttphcm@gmail.com

Thứ 2 - Thứ 7: 8h00 - 20h30 Chủ nhật: Nghỉ


    Bài viết liên quan
    0823133133